TOMADA DE DECISÕES BASEADA EM EVIDÊNCIAS, SEM ILAÇÕES

Há quem tenha o preconceito de que a implementação de um Sistema de Gestão de acordo com um determinado referencial normativo, tenha ele que âmbito tiver (Qualidade, Segurança Alimentar, Ambiente, Higiene e Segurança no Trabalho, etc.) cria demasiada burocracia, pois exige evidências documentadas. ”É só papel!”, ainda dizem alguns conservadores.

Acontece que a falta dessas evidências documentadas deixa muitas Organizações em “maus lençóis” quando ocorre um acidente de trabalho com um colaborador, quando o meio ambiente é contaminado por uma atividade que saiu fora do nosso controlo ou quando enviamos para o mercado um produto alimentar que devia ter sido bloqueado ainda na fábrica. Na maioria destes casos, a falta de informação credível conduziu uma avaliação de riscos incompleta ou incorreta no tempo e levou à tomada de uma decisão errada.

As tais evidências documentadas criam objetividade, dão-nos informação útil a partir de dados concretos. É factual e evita que se tirem ilações. Ajudam-nos a fazer uma avaliação de riscos mais rigorosa que facilitará a tomada de decisão. Quaisquer decisões devem ser tomadas com base em factos. A análise dos dados obtidos como evidência das atividades realizadas geram informações vantajosas à obtenção dos resultados desejados, evitando que se tirem ilações, que se deduza factos e que se chegue a conclusões precipitadas ou mesmo erradas. As evidências retiram subjetividade à interpretação de algumas situações, diminuindo a incerteza que caracteriza alguns processos de tomada de decisão.

Segundo a Norma ISO 9000, entende-se por evidência objetiva o conjunto de factos acerca de um produto, um serviço, um processo, uma atividade, uma organização ou qualquer coisa percetível ou concebível, que dão suporte à existência ou à veracidade de algo. Essas evidências podem ser obtidas através da mera observação, fotografias, medição, ensaio ou um registo verificável. Tudo isto gera informação concreta que ajuda a tomar decisões.

A tal burocracia de que alguns reclamam, na maioria das vezes é gerada pelas próprias Organizações. Nem 8 nem 80! Também aqui o equilíbrio é a resposta certa à pergunta “que evidências criar?”.

Quem quer obter, renovar ou manter a Certificação de um Sistema de Gestão tem de garantir que as suas atividades são verificáveis e confirmadas pela equipa auditora, através das tais evidências que demonstram que a Organização está a cumprir determinado requisito legal ou normativo. Para além dessas evidências, só valerá a pena concretizar registos cuja informação acrescenta valor à Organização. Se determinada informação não serve para tomar decisões, porquê guardar? Para quê tornar complexo o que pode ser simples? É esta escolha que diferencia a eficiência das Organizações. Menos é mais…também aqui!