SISTEMATIZAR PROCEDIMENTOS PARA TRANSFORMAR A CULTURA DA QUALIDADE

Ao longo dos anos tenho-me apercebido que uma das maiores dificuldades das organizações passa por garantir que as equipas no terreno executem procedimentos da mesma forma, todos os dias, independentemente do turno que está ao serviço e mesmo quando ninguém está a ver!

A resposta óbvia, e que muitos implementam, é documentar esses procedimentos e até, organizá-los num Sistema de Gestão certificável. Não basta!

De que vale ter os procedimentos documentados se não forem vividos no dia-a-dia?

Sistematizar os procedimentos mais relevantes de uma atividade é de facto importante, mas pouco ou nada ajuda as Pessoas se não estiverem efetivamente integrados na operação. É precisamente isto que alimenta a ideia de que a Qualidade é um monstro burocrático, papelada que só cria complexidade.

Procedimentos bem implementados são os que trazem clareza, dão autonomia e ajudam a construir consistência operacional. São os que estão acompanhados de uma Cultura da Qualidade e Segurança dos Alimentos viva, humanizada, colaborativa, onde cada colaborador reconhece o seu papel, percebe o porquê e como pode contribuir para o resultado expectável.

A maioria das organizações já tem procedimentos. Mas são demasiado técnicos, pouco visuais, muitas vezes desatualizados, dispersos e não foram dados a conhecer às equipas no terreno. Não são assumidos porque não são vividos! Resultado: variabilidade entre quem executa, erros que se repetem, frustração dos colaboradores, perda de eficiência…acompanhados dos chamados custos da Não Qualidade.

A solução passa por transformar o que já existe em práticas claras, simples e replicáveis, assumidas com responsabilidade por quem as executa. A colaboração e a comunicação interna melhoram, a operação torna-se consistente, a prevenção substitui a necessidade de correção – o Cliente sente a diferença!

Há pequenas ações que pode começar já a implementar para sentir essa diferença! Esta é a minha sugestão, alinhada com a metodologia que utilizo:

1. Comece pelo essencial: escolha 3 procedimentos considerados críticos, daqueles que, quando falham, aumentam o risco de ter impacto no Cliente. Transforme cada um, traduzindo-o em poucos passos, com linguagem simples e formato visual. Envolva os colaboradores que o fazem todos os dias nesta tarefa. Garanta que todos leram, concordam e compreenderam. Disponibilize nos locais onde a atividade acontece. Qualidade visível é Qualidade viva!

2. Crie um ritual regular. Comece mensalmente e vá aumentando a frequência. Escolha um procedimento documentado, leve-o para o terreno e pergunte “o que funciona bem?”, “o que causa dúvidas?”, “o que podemos simplificar?”. Registe, pelo menos, uma melhoria simples, identificada pelos colaboradores e aplique-a na semana seguinte. Escuta ativa é uma ferramenta poderosa!

Simples?

Sistematizar é um ato de cuidado organizacional. A Qualidade começa nas Pessoas!

Assim se cria uma Cultura da Qualidade viva, colaborativa e preventiva.

Quem beneficia? As Pessoas! As de dentro (Colaboradores) e as de fora (Clientes e Consumidores).